Turnera-Handbuch

1. Anmelden und zurechtfinden

Turnera wird im Browser geöffnet, mit der Adresse des Betriebs und dem Benutzernamen und dem Passwort, die Sie bekommen haben. Es gibt nichts zu installieren, und es läuft am Rechner am Empfang genauso wie auf einem Tablet oder am Handy.

Jede Person hat ihren eigenen Benutzer. Das ist keine Bürokratie: Die Anwendung speichert, wer was gemacht hat, und mit einem gemeinsamen Benutzer ist diese Information nichts mehr wert. Außerdem sieht jeder Benutzer nur das Seine — die Empfangskraft muss nicht in die Patientenakte, und der Physiotherapeut muss nicht die Kasse sehen.

Das Menü links

Oben, ohne Überschrift, steht das, was jeden Tag benutzt wird: Start, Terminkalender, Kasse, Offene Zahlungen und Kunden. Darunter, gruppiert, das, was ab und zu eingestellt wird (Katalog, Lager, Mitarbeiter), und das, was nur nachgeschlagen wird (Berichte und Einstellungen).

Wenn Ihnen einer dieser Einträge fehlt, ist das kein Fehler: Ihr Benutzer hat diese Berechtigung nicht. Wer den Betrieb verwaltet, kann sie Ihnen geben.

Start

Der Startbildschirm fasst den Tag zusammen: die Termine, die noch kommen, was kassiert wurde, was noch offen ist, und die Geburtstage. Jeder Block ist eine Abkürzung — ein Klick, und Sie sind auf dem Bildschirm, der ihn erklärt.

2. Der Terminkalender

Hier verbringt man den Tag. Es gibt drei Ansichten, und der Knopf oben links wechselt zwischen ihnen:

Die gewählte Ansicht wird gemerkt: Wenn Sie morgen wiederkommen, ist sie so, wie Sie sie verlassen haben.

Termine eintragen, verschieben und stornieren

• Einen Termin eintragen: klicken Sie auf die freie Lücke, wo er liegen soll. Die Maske öffnet sich, Uhrzeit und Mitarbeiter sind schon eingetragen; es fehlen nur noch Kunde und Leistung.
• Einen Termin öffnen: klicken Sie ihn an.
• Verschieben: ziehen Sie ihn. Wenn Sie ihn in einer anderen Spalte ablegen, wechselt er auch den Mitarbeiter oder die Kabine, je nach Ansicht.
• Die Dauer ändern: ziehen Sie den unteren Rand.
• Stornieren: öffnen Sie ihn und klicken Sie auf Stornieren. Sie können den Grund eintragen, und das lohnt sich: im nächsten Monat ist dieser Grund im Stornierungsbericht das Einzige, was erklärt, was passiert ist.

Wenn Sie zwei Termine gleichzeitig in dieselbe Kabine oder zum selben Mitarbeiter legen wollen, lässt die Anwendung das nicht zu und sagt Ihnen, womit es sich überschneidet. Das ist das Einzige, was wirklich verhindert wird: alles andere sind Hinweise.

Was jede Karte anzeigt

Die Farbe der Karte ist der Status des Termins — wartend, läuft, behandelt, nicht erschienen — und die Legende unter der Überschrift erklärt die Farben. Darüber hinaus gibt es vier Zeichen:

Zeitspannen im Terminkalender sperren

Ein Feiertag, ein Urlaub, eine Kabine in Wartung oder ein defektes Gerät. Sie wählen den Tag, die Zeitspanne, worauf sie sich auswirkt — auf den ganzen Betrieb, auf eine Kabine oder auf eine Person — und den Grund.

Die gesperrte Zeitspanne erscheint schraffiert im Raster, mit dem Grund darüber. Der Grund ist nicht verpflichtend, aber er lohnt sich: in zwei Wochen weiß niemand mehr, warum dieser Donnerstag gesperrt ist, und am Ende steht ein Telefonanruf.

Den Terminkalender ausdrucken

Gibt den Tag als PDF aus, ein Mitarbeiter pro Blatt, mit Uhrzeit, Kunde, Telefonnummer, Kabine, Leistung und Bemerkungen. Erstbesuche sind auch auf dem Papier markiert.

Ein Klick auf den Knopf gibt den ganzen Betrieb aus. Über den kleinen Pfeil wählen Sie eine einzelne Person. Das wird morgens ausgedruckt, damit jeder seinen Tag auf der Liege liegen hat und damit der Betrieb weiterläuft, wenn der Strom ausfällt.

3. Kunden

Die Suche oben sucht nach Vorname, Nachname, Telefonnummer oder Steuernummer. Sie müssen nicht alles eintippen.

In der Kundenakte stehen die Daten, die Besuchshistorie, die Wertkarten und die Notizen. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind Links: ein Klick öffnet die Telefon-App oder das E-Mail-Programm, ohne dass Sie etwas kopieren und einfügen müssen.

Doppelte Kundenakten

Das passiert in jedem Betrieb: dieselbe Person zweimal angelegt, bei einer davon der Nachname falsch geschrieben. Turnera kann die beiden Akten zusammenführen , und dabei kommt alles von der einen auf die richtige: Termine, Besuche, Wertkarten und Patientenakte. Es geht nichts verloren.

4. Kassieren

Die Kasse

Sie wählen Kunde und Mitarbeiter, und von da an fügen Sie Leistungen und Produkte zum Bon hinzu. Der Rabatt ist ein Prozentsatz auf die Summe, und die Zahlungsart kommt aus der Liste der Zahlungsarten, die im Betrieb aktiv sind.

Der kurze Weg führt über den Terminkalender. Öffnen Sie den Termin und klicken Sie auf Kassieren: Die Kasse öffnet sich, Kunde, Mitarbeiter und die Leistungen dieses Termins sind schon eingetragen. Sie müssen nur noch sagen, wie bezahlt wird. Und beim Kassieren wird der Termin als kassiert markiert — das ist das Euro-Symbol im Raster.

• Jetzt bezahlt angehakt: Das Geld geht in die heutige Kasse.
• Jetzt bezahlt nicht angehakt: Der Besuch bleibt als Schuld stehen und erscheint unter Offene Zahlungen.
• Gegeben: Tragen Sie ein, was Sie bekommen, und der Bildschirm rechnet das Rückgeld aus.

Der Knopf Kostenvoranschlag gibt als PDF aus, was auf dem Bon steht, ohne etwas zu kassieren, für alle, die noch überlegen.

Zahlungsarten mit festem Rabatt

Manche Zahlungsarten haben den Rabatt schon ab Werk eingebaut. Geschenk liegt bei hundert Prozent: Wenn Sie sie wählen, geht die Summe von selbst auf null. Sie müssen an nichts denken, und Sie können nicht aus Versehen etwas kassieren, das verschenkt wird.

Mit zwei Zahlungsarten gleichzeitig bezahlen

Die Rechnung sind hundert Euro, der Kunde hat fünfzig in bar dabei und den Rest will er mit Karte zahlen. Haken Sie „Die Zahlung auf mehrere Zahlungsarten aufteilen“ an, und es erscheinen zwei Zeilen: In jeder wählen Sie die Zahlungsart und wie viel darauf entfällt. Es lassen sich weitere hinzufügen.

Darunter sehen Sie die Summe der Aufteilung neben dem Gesamtbetrag. Solange es nicht auf den Cent stimmt, in Rot, bleibt der Knopf zum Kassieren aus. Das ist Absicht: Eine Aufteilung, die nicht aufgeht, ist eine Differenz in der Kasse, die Wochen später auffällt und an die sich dann niemand mehr erinnert.

Der Bon wird mit der Aufschlüsselung gedruckt: wie viel mit was bezahlt wurde. Und der Kassenabschluss teilt diese Zahlung auf die beiden Zahlungsarten auf, statt sie ganz einer zuzuschlagen.

Offene Zahlungen

Hier stehen die Besuche, die ohne Bezahlung behandelt wurden. Ein Klick öffnet den Zahlungsdialog: Sie wählen die Zahlungsart, passen bei Bedarf den Rabatt an und gleichen aus. Danach lässt sich der Bon drucken.

5. Wertkarten

Eine Wertkarte sind im Voraus bezahlte Sitzungen einer Leistungsgruppe. Sie werden auf zwei Arten verkauft:

• Einzeln: in der Kundenakte, im Abschnitt Wertkarten, legen Sie eine von Hand an und geben die Gruppe, die Sitzungen und das Ablaufdatum an.
• Beim Verkauf einer als Wertkarte markierten Leistung: die Wertkarte entsteht beim Kassieren von selbst.

Wie sie verbraucht werden

Eine Sitzung wird abgezogen, wenn Sie mit der Zahlungsart „Wertkarte“ kassieren: eine pro Leistung auf dem Bon. Sie lässt sich auch von Hand aus der Kundenakte abziehen, für den Fall, dass ohne Kassiervorgang behandelt wurde.

Im Terminkalender zeigt das Gutschein-Symbol jedes Termins, wie viele Sitzungen diesem Kunden noch bleiben. Aufgebrauchte oder abgelaufene Wertkarten zählen nicht mit.

6. Geräte

Ein Gerät ist keine Kabine. Das Ultraschallgerät wandert von einer Box in die nächste und der Laser steht, wo er gebraucht wird, aber es gibt nur eines, und nur eine Person kann es gleichzeitig benutzen. Genau das löst dieser Bildschirm.

Ein Gerät anlegen

Zu jedem Gerät wird angegeben:

• Der Name und wie viele Einheiten es gibt. Bei zwei Einheiten sind zwei Termine gleichzeitig in Ordnung und drei nicht.
• Welche Leistungen es brauchen. Solange keine markiert ist, stört das Gerät niemanden.
• Was bei jeder Benutzung zu erfassen ist: die Joule des Lasers, die Leistung der Sonnenbank. Ein Wert wird mit „Wert hinzufügen“ ergänzt und mit dem Papierkorb in seiner Zeile entfernt.

Jeder Wert, der erfasst wird, hat einen von drei Typen:

Wird ein Wert als Pflicht markiert, lässt sich die Sitzung im Termin ohne ihn nicht speichern. Die Grenzen der Zahl werden beim Erfassen ebenfalls geprüft: Geht der Laser von 1 bis 40 Joule, kommt eine 60 nicht durch.

Was sich im Terminkalender ändert

Wenn zwei Termine zur selben Zeit dasselbe Gerät brauchen und es nicht genug Einheiten für beide gibt, lässt sich der zweite nicht speichern, auch wenn sie in verschiedenen Kabinen und bei verschiedenen Mitarbeitern liegen. Es ist ein Termin, der gar nicht hätte stattfinden können, und das weiß man besser beim Eintragen als um elf mit dem Kunden davor.

Die Sitzung erfassen

Bei Terminen mit einer Leistung, die ein Gerät braucht, erscheint unter den Termindaten ein Abschnitt mit den Feldern, die auszufüllen sind, nach Gerät gruppiert. Neben jedem steht, mit welchen Werten dieser Kunde beim letzten Mal behandelt wurde. Gespeichert wird mit einem eigenen Knopf, „Erfasstes speichern“, ohne den ganzen Termin speichern zu müssen; ein Feld, das leer bleibt, gilt als „nicht erfasst“ und wird nicht geschrieben.

Wenn der Termin keine Leistung mit Gerät enthält, erscheint der Abschnitt nicht.

Das ist der Wert, auf den vor dem Beginn wirklich geschaut wird: Bei der Laser-Haarentfernung steigt die Einstellung von Sitzung zu Sitzung, und zu viel verbrennt. Gesucht wird nach Kunde, nicht nach Termin, also ist es egal, ob das letzte Mal in einer anderen Kabine war, bei einer anderen Person und vor drei Wochen.

7. Das Buchungsportal

Auf dieser Seite bucht der Kunde selbst; sie ist auf der Adresse des Betriebs unter /reservas erreichbar. Sie ist ausgeschaltet, bis der Betrieb sie einschaltet, und sie wird je Filiale eingeschaltet.

Wie der Kunde hineinkommt

Es gibt kein Passwort. Der Kunde gibt seine E-Mail-Adresse ein und bekommt einen sechsstelligen Code der fünfzehn Minuten gilt; dieselbe Nachricht enthält einen Link, der ihn von selbst einträgt, damit man ihn nicht abtippen muss. Damit kommt er hinein.

Es wird ihm nie gesagt, ob diese Adresse in einer Kundenakte steht oder nicht: Die Antwort ist in beiden Fällen dieselbe. Steht sie nicht drin, kommt die Nachricht eben nicht an. So kann niemand herausfinden, wer Kunde des Betriebs ist, indem er E-Mail-Adressen durchprobiert.

Was er sieht und was nicht

• Nur die Leistungen und Kabinen, die als online buchbar markiert sind.
• Eine Leistung, die es in einer Kabine nicht gibt, wird dort nicht angeboten. Am Empfang ist das ein Hinweis; im Portal ist es eine Mauer, denn der Kunde weiß weniger als das Programm, und eine falsche Buchung bedeutet einen Telefonanruf, um sie rückgängig zu machen.
• Gesperrte Zeitspannen erscheinen nicht.

8. Berichte und Kassenabschluss

Alle lassen sich nach Datum filtern und alle mit dem Export-Knopf als Excel herunterladen.

Der Stornierungsbericht

Er rechnet bezogen auf die Termine des Zeitraums, nicht auf die im Zeitraum stornierten. Der Unterschied zählt: Ein Märztermin, der im April storniert wurde, ist ein Märztermin, der ausgefallen ist. Sortiert wird nach Zahl der Stornierungen und, bei Gleichstand, nach Anteil: Wer drei von drei storniert hat, stört mehr als wer drei von vierzig storniert hat.

Eine aufgeteilte Zahlung im Abschluss

Wenn ein Besuch mit zwei Zahlungsarten kassiert wurde, teilt der Abschluss den Betrag auf beide auf. Die fünfzig in bar gehen auf Bar und die fünfzig mit Karte auf Karte: Die Kasse stimmt mit dem überein, was in der Schublade liegt.

9. Einstellungen des Betriebs

Was man einmal einstellt und danach kaum wieder ansieht. Am häufigsten nachgeschlagen wird:

Der Terminkalender

• Öffnungs- und Schließzeit: wie weit das Raster reicht.
• Mindestdauer eines Termins: alle wie viel Minuten ein Termin beginnen kann. Das ist das Raster des Betriebs.
• Anzuzeigende Tage: wie viele die Wochenansicht zeichnet.

Das Raster jeder Kabine

Jeder Ort kann sein eigenes Raster haben. Die Laserkabine geht in Schritten von fünfzehn Minuten und das Indiba-Gerät in Schritten von fünf Minuten. Bleibt es leer, gilt das des Betriebs, und so entstehen sie alle.

Das Raster wird mit dem feinsten vorhandenen Schritt gezeichnet, weil die Spalten dieselbe Achse teilen und sich nicht auf zwei Arten gleichzeitig linieren lassen. Ortsabhängig ist dagegen, wo ein Termin beim Ablegen landet und wie lange er dauern kann.

Kabinen, Plätze und Räume

Zu jedem wird angegeben, wie viele Personen hineinpassen (eine Kabine 1, ein Padelplatz 4, ein Spinning-Raum 20), ob er online buchbar ist, und welche Leistungen es dort gibt. Ist keine markiert, wird alles angeboten.

Sonstiges

• Geräte: die Maschinen, die sich nicht teilen lassen, und was zu jeder Sitzung erfasst wird. Erklärt ist das unter Geräte und Zubehör.
• Katalog: Leistungen, Produkte, Wertkartengruppen und Lieferanten.
• Mitarbeiter: wer behandelt, seine Farbe im Terminkalender und seine Spalte.
• Benutzer und Berechtigungen: wer sich anmeldet und was er sehen darf.
• Daten des Betriebs: Name, Steuernummer, Adresse und Logo, das auf den PDFs erscheint.
• E-Mail: das Gateway, über das die Benachrichtigungen und die Codes des Portals verschickt werden.

10. Die Patientenakte

In den Betrieben, die sie nutzen, hat jeder Kunde eine Vorgeschichte und Fälle, und jeder Fall seine Verlaufseinträge. Sie lässt sich als PDF drucken.

Die Patientenakte zu sehen ist eine eigene Berechtigung, getrennt von der für die Kundenakte. Wer am Empfang steht, muss sie nicht haben.

In Trainingsbetrieben spricht die Anwendung nicht von einer Patientenakte: dieselben Felder heißen Ausgangspunkt, Ziel, körperliche Bewertung und Trainingsplan, denn so heißt es dort.

11. Wenn etwas nicht klappt

„Ich kann den Termin nicht eintragen“

Wenn es heißt, die Lücke sei belegt, gibt es zu dieser Zeit einen anderen Termin in dieser Kabine oder bei diesem Mitarbeiter; der Hinweis sagt, welchen. Wenn es heißt, das Gerät sei besetzt, gibt es zu dieser Zeit einen anderen Termin, der dasselbe Gerät braucht, auch wenn er in einer anderen Kabine liegt.

„Im Menü fehlt ein Eintrag“

Das ist eine Berechtigung, die Ihr Benutzer nicht hat. Wer den Betrieb verwaltet, kann sie Ihnen geben.

„Der Kunde bekommt den Code des Portals nicht“

Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse in seiner Akte die ist, die Sie eingeben, ob das E-Mail-Gateway eingerichtet ist und ob die Nachricht im Spam-Ordner gelandet ist. Der Code läuft nach fünfzehn Minuten ab: danach muss ein neuer angefordert werden.

„Der Kassenabschluss stimmt nicht“

Schauen Sie zuerst auf die Zahlungen, die auf mehrere Zahlungsarten aufgeteilt wurden, und auf die Besuche, die offen geblieben sind. Ein unbezahlter Besuch ist nicht in der Kasse: er steht unter Offene Zahlungen.

„Ich habe versehentlich einen Termin storniert“

Er lässt sich nicht wiederherstellen: Sie müssen ihn mit denselben Daten neu anlegen.