Manual de Turnera

Cómo se usa Turnera en el día a día de un centro: citar, cobrar, y saber qué pasó. Está escrito para quien está en el mostrador, no para quien programa.

1. Entrar y orientarse

Turnera se abre en el navegador, con la dirección del centro y el usuario y la contraseña que os hayan dado. No hay nada que instalar y funciona igual en el ordenador del mostrador, en una tableta o en el móvil.

Cada persona tiene su usuario. No es burocracia: la aplicación guarda quién hizo cada cosa, y con un usuario compartido esa información deja de valer para nada. Además, cada usuario ve sólo lo suyo — la recepcionista no tiene por qué entrar en la historia clínica, y el fisioterapeuta no tiene por qué ver la caja.

El menú de la izquierda

Arriba, sin título, está lo que se toca cada día: Inicio, Agenda, TPV, Cobros pendientes y Clientes. Debajo, agrupado, lo que se configura de vez en cuando (catálogo, stock, profesionales) y lo que sólo se consulta (informes y ajustes).

Si a usted le falta alguna de esas entradas no es un fallo: es que su usuario no tiene ese permiso. Quien administra el centro puede dárselo.

Inicio

La pantalla de inicio resume el día: las citas que quedan, lo que se ha cobrado, lo que está pendiente de cobro y los cumpleaños. Cada bloque es un atajo — se pulsa y se llega a la pantalla que lo explica.

2. La agenda

Menú → Agenda

Es la pantalla donde se pasa el día. Se puede mirar de tres maneras, y el botón de arriba a la izquierda cambia entre ellas:

Vista	Una columna por	Para qué sirve
Día por profesional	Cada profesional	La de siempre: quién atiende a quién hoy. Es la que sale al entrar.
Día por cabina	Cada cabina, pista o sala	Cuando lo que se reparte es el sitio y no la persona.
Semana por profesional	Cada día de la semana	Para dar cita a alguien que pregunta «¿qué tenéis la semana que viene?».

La vista elegida se recuerda: al volver mañana estará como la dejó.

Poner, mover y anular citas

Poner una cita: pulse el hueco libre donde quiere que caiga. Se abre la ficha con la hora y el profesional ya puestos; sólo falta el cliente y el servicio.
Abrir una cita: púlsela.
Moverla: arrástrela. Si la suelta en otra columna cambia también de profesional o de cabina, según la vista en la que esté.
Cambiar cuánto dura: arrastre el borde de abajo.
Anularla: ábrala y pulse Anular. Puede escribir el motivo, y conviene: al mes siguiente, en el informe de anulaciones, ese motivo es lo único que explica qué pasó.

Anular no se deshace. Una cita anulada se queda a la vista, tachada, pero no se puede recuperar: hay que crearla otra vez. Y marcar a alguien como No vino también anula la cita, así que no lo use para «no ha llegado todavía».

Si intenta poner dos citas a la vez en la misma cabina o con el mismo profesional, la aplicación no la deja y le dice con cuál choca. Es la única cosa que impide de verdad: el resto son avisos.

Lo que dice cada tarjeta

El color de la tarjeta es el estado de la cita — esperando, en curso, atendida, no vino — y la leyenda de debajo del título los explica. Encima de eso hay cuatro señales:

Señal	Qué significa
Barra naranja en el borde izquierdo, con una estrella junto al nombre	Primera visita de esa persona en el centro. No es una marca que alguien tenga que poner: se calcula sola mirando si tiene alguna cita anterior.
Icono de vale con un número, abajo a la derecha	El cliente tiene bono, y ese número son las sesiones que le quedan. Pase el ratón por encima y se despliega de qué bono es cada una y cuándo caduca.
Visto verde	La cita está confirmada.
Icono de euro	Esa cita ya ha pasado por caja.

Cerrar ratos de la agenda

Agenda → Cerrar un rato

Un festivo, unas vacaciones, una cabina en mantenimiento o un aparato estropeado. Se elige el día, la franja, a qué afecta — a todo el centro, a una cabina o a una persona — y el motivo.

El rato cerrado sale rayado en la rejilla, con el motivo escrito encima. El motivo no es obligatorio pero merece la pena ponerlo: dentro de dos semanas nadie se va a acordar de por qué ese jueves está cerrado, y acaba en una llamada de teléfono.

Cerrar no es prohibir. En el portal de reservas el hueco cerrado desaparece y el cliente no lo ve. En el mostrador, en cambio, se avisa y se deja seguir: si la cabina se libera antes de lo previsto, usted lo sabe y el programa no.

Imprimir la agenda

Agenda → Imprimir

Saca el día en PDF, un profesional por hoja, con la hora, el cliente, su teléfono, la cabina, el servicio y las observaciones. Las primeras visitas salen marcadas también en el papel.

Pulsando el botón sale el centro entero. Desplegando la flechita se elige a una sola persona. Es lo que se imprime por la mañana para que cada uno tenga su día encima de la camilla y para que, si se va la luz, el centro siga funcionando.

3. Clientes

Menú → Clientes

El buscador de arriba busca por nombre, apellidos, teléfono o NIF. No hace falta escribirlo entero.

En la ficha de un cliente están sus datos, su historial de visitas, sus bonos y sus notas. El teléfono y el correo son enlaces: al pulsarlos se abre el marcador o el programa de correo, sin copiar ni pegar nada.

Fichas repetidas

Pasa en todos los centros: la misma persona dada de alta dos veces, con el apellido mal escrito una de ellas. Turnera permite fusionar las dos fichas, y al hacerlo se lleva a la buena todo lo de la otra: citas, visitas, bonos e historia clínica. No se pierde nada.

La fusión no se deshace. Antes de confirmarla, compruebe en la pantalla que la ficha que se queda es la correcta.

4. Cobrar

El TPV

Menú → TPV

Se elige el cliente y el profesional, y a partir de ahí se van añadiendo servicios y productos al ticket. El descuento es un porcentaje sobre el total, y la forma de pago sale de la lista de las que el centro tiene activas.

El camino corto es desde la agenda. Abra la cita y pulse Cobrar: el TPV se abre con el cliente, el profesional y los servicios de esa cita ya puestos. Sólo hay que decir cómo paga. Y al cobrar, la cita queda marcada como cobrada — es el icono de euro de la rejilla.

Pagado ahora marcado: el dinero entra en la caja de hoy.
Pagado ahora sin marcar: la visita se queda como deuda y aparece en Cobros pendientes.
Entregado: escriba lo que le dan y la pantalla calcula el cambio.

El botón Presupuesto saca en PDF lo que hay en el ticket sin cobrar nada, para dárselo a quien está pensándoselo.

Formas de pago con descuento fijo

Algunas formas de pago llevan el descuento puesto de fábrica. Regalo es del cien por cien: al elegirla, el total se pone a cero solo. No hay que acordarse de nada, y no se puede cobrar por error algo que se está regalando.

Pagar con dos formas a la vez

La cuenta son cien euros, el cliente lleva cincuenta en efectivo y el resto lo quiere poner con tarjeta. Marque «Repartir el cobro entre varias formas de pago» y aparecen dos líneas: en cada una se elige la forma y cuánto va por ahí. Se pueden añadir más.

Debajo se ve la suma del reparto junto al total. Mientras no cuadre al céntimo, en rojo, el botón de cobrar no se enciende. Es a propósito: un reparto que no suma es un descuadre en la caja que aparece semanas después y del que ya nadie se acuerda.

El ticket sale con el desglose: cuánto se puso con cada cosa. Y el cierre de caja reparte ese cobro entre las dos formas, no lo mete entero en una.

Cobros pendientes

Menú → Cobros pendientes

Aquí están las visitas que se atendieron sin pagar. Al pulsar una se abre el diálogo de cobro: se elige la forma de pago, se ajusta el descuento si procede y se salda. Después se puede imprimir el ticket.

5. Bonos

Un bono son sesiones pagadas por adelantado de un grupo de servicios. Se venden de dos maneras:

Solas: en la ficha del cliente, en el apartado de bonos, se crea uno a mano diciendo el grupo, las sesiones y cuándo caduca.
Al vender un servicio marcado como bono: el bono se crea solo al cobrar.

Cómo se gastan

Una sesión se descuenta al cobrar con forma de pago «Bono»: una por cada servicio del ticket. También se puede descontar a mano desde la ficha del cliente, para el caso de haber atendido sin pasar por caja.

Marcar una cita como atendida no gasta el bono. El bono se descuenta al cobrar, no al atender. Si en su centro se atiende con bono sin pasar por el TPV, alguien tiene que descontar la sesión a mano desde la ficha, o el saldo dejará de cuadrar.

En la agenda, el icono de vale de cada cita dice cuántas sesiones le quedan a ese cliente. Los bonos agotados o caducados no se cuentan.

6. Aparatología

Administración → Aparatos

Un aparato no es una cabina. El ecógrafo se lleva de un box a otro y el láser está donde haga falta, pero sólo hay uno y sólo lo puede usar una persona a la vez. Eso es lo que resuelve esta pantalla.

Dar de alta un aparato

De cada aparato se dice:

El nombre y cuántas unidades hay. Con dos, dos citas a la vez están bien y tres no.
Qué servicios lo necesitan. Mientras no se marque ninguno, el aparato no estorba a nadie.
Qué hay que anotar cada vez que se usa: los julios del láser, la potencia de la cama de rayos. Se añade un dato con «Añadir un dato» y se quita con la papelera de su fila.

Cada dato que se anota es de uno de tres tipos:

Tipo	Qué pide	Cuándo usarlo
Número	Una cifra, con su unidad y, si se quiere, un mínimo y un máximo	Julios, vatios, grados. Es el caso de casi todo aparato
Texto	Lo que se escriba	Un cabezal, una observación corta
Lista de opciones	Una de las opciones que se escriban separadas por comas	Zonas, programas, intensidades con nombre

Marcar un dato como obligatorio hace que la cita no deje guardar la sesión sin él. Los topes del número también se comprueban al anotar: si el láser va de 1 a 40 julios, un 60 no entra.

Un aparato que ya se ha usado no se borra: se apaga. Al darle a eliminar, si tiene sesiones anotadas, Turnera lo desactiva en vez de borrarlo, deja de mirarlo al citar y conserva con cuánto se trató a cada cliente. Por la misma razón, un dato con sesiones anotadas no se puede quitar de la lista: al guardar aparece un aviso y el aparato se queda como estaba. Apagar el aparato es también la forma de seguir citando mientras está en el taller.

Qué cambia en la agenda

Si dos citas a la misma hora necesitan el mismo aparato y no hay unidades para las dos, la segunda no se deja guardar, aunque estén en cabinas distintas y con profesionales distintos. Es una cita que no se iba a poder dar, y es mejor saberlo al escribirla que a las once con el cliente delante.

Anotar la sesión

Agenda → (una cita) → Aparatología de la sesión

En las citas que llevan un servicio con aparato aparece, debajo de los datos de la cita, un apartado con los campos que hay que rellenar, agrupados por aparato. Junto a cada uno, con cuánto se le trató a ese cliente la vez anterior. Se guarda con su propio botón, «Guardar lo anotado», sin tener que guardar la cita entera; un campo que se deja en blanco se entiende como «no se anotó» y no queda escrito.

Si la cita no lleva ningún servicio con aparato, el apartado no aparece.

Ése es el dato que de verdad se mira antes de empezar: en depilación láser la pauta sube sesión a sesión, y pasarse quema. Se busca por cliente, no por cita, así que da igual que la vez anterior fuera en otra cabina, con otra persona y hace tres semanas.

7. El portal de reservas

Es la pantalla donde el cliente reserva solo, en /reservas de la dirección del centro. Está apagado hasta que el centro lo enciende, y se enciende por delegación.

Cómo entra el cliente

No hay contraseña. El cliente escribe su correo y recibe un código de seis cifras que vale quince minutos; el mismo mensaje trae un enlace que lo rellena solo, para no tener que copiarlo. Con eso entra.

Nunca se le dice si ese correo está o no está en la ficha de alguien: la respuesta es la misma en los dos casos. Si no lo está, el mensaje no llega y ya está. Así nadie puede averiguar quién es cliente del centro probando correos.

Sin pasarela de correo configurada, el portal no funciona. El código no puede salir del servidor y el cliente se queda esperando. Es lo primero que hay que dejar puesto antes de encender el portal para nadie.

Qué ve y qué no

Sólo los servicios y las cabinas marcados como reservables por internet.
Un servicio que no se da en una cabina no se le ofrece ahí. En el mostrador eso es un aviso; en el portal es un muro, porque el cliente sabe menos que el programa y una reserva mal hecha es una llamada de teléfono para deshacerla.
Los ratos cerrados no aparecen.

8. Informes y cierre de caja

Menú → Informes

Todos se filtran por fechas y todos se bajan en Excel con el botón de exportar.

Informe	Responde a
Caja diaria	Qué ha entrado hoy y con qué forma de pago. Es el cierre del día.
Cobros	Lo cobrado en un rango, repartido por forma de pago.
Citas	Las citas de un periodo, con filtro por primera visita.
Anulaciones	Quién anula y cuánto, de más a menos, sobre lo que reservó.
Clientes	Altas, cumpleaños y de dónde vienen.
Bonos	Qué hay vendido, qué queda por consumir y qué está a punto de caducar.
Stock	Qué falta y qué ha entrado y salido.

El informe de anulaciones

Cuenta sobre las citas del rango, no sobre las anuladas en el rango. La diferencia importa: una cita de marzo anulada en abril es una cita de marzo que se cayó. Sale ordenado por número de anulaciones y, a igualdad, por proporción: quien anuló tres de tres molesta más que quien anuló tres de cuarenta.

Un cobro repartido en el cierre

Si una visita se cobró con dos formas de pago, el cierre reparte el importe entre las dos. Los cincuenta en efectivo van a efectivo y los cincuenta de tarjeta a tarjeta: la caja cuadra con lo que hay en el cajón.

9. Ajustes del centro

Menú → Administración

Lo que se toca una vez y casi no se vuelve a mirar. Lo que más se consulta:

La agenda

Hora de apertura y de cierre: hasta dónde llega la rejilla.
Duración mínima de una cita: cada cuántos minutos puede empezar una cita. Es el paso del centro.
Días a mostrar: cuántos pinta la vista de semana.

El paso de cada cabina

Administración → Cabinas → (una) → Paso de la agenda

Cada sitio puede llevar su propio paso. La cabina de láser va de quince en quince y el equipo de indiba de cinco en cinco. Dejándolo vacío se sigue el del centro, que es como nacen todas.

La rejilla se dibuja con el paso más fino que haya, porque las columnas comparten el eje y no se pueden rayar de dos maneras a la vez. Lo que sí es de cada sitio es dónde cae una cita al soltarla y cuánto puede durar.

Cabinas, pistas y salas

De cada una se dice cuánta gente cabe (una cabina 1, una pista de pádel 4, una sala de spinning 20), si se reserva por internet, y qué servicios se dan ahí. Sin marcar ninguno, se da todo.

Otros

Aparatos: las máquinas que no se pueden compartir y lo que se anota de cada sesión. Está explicado en Aparatología.
Catálogo: servicios, productos, grupos de bonos y proveedores.
Profesionales: quién atiende, su color en la agenda y su columna.
Usuarios y permisos: quién entra y qué puede ver.
Datos del centro: nombre, NIF, dirección y logotipo, que es lo que sale en los PDF.
Correo: la pasarela con la que salen los avisos y los códigos del portal.

10. La historia clínica

En los centros que la usan, cada cliente tiene antecedentes y casos, y cada caso sus evoluciones. Se imprime en PDF.

Cada vez que alguien abre una historia clínica queda registrado: quién, cuándo y qué miró. No es vigilancia, es lo que la ley pide para los datos de salud, y es lo que hay que poder enseñar si alguien pregunta.

Ver la historia clínica es un permiso aparte del de ver la ficha del cliente. Quien está en el mostrador no tiene por qué tenerlo.

En los centros de entrenamiento la aplicación no habla de historia clínica: los mismos campos se llaman punto de partida, objetivo, valoración física y plan de trabajo, que es lo que se dice ahí.

11. Cuando algo no sale

«No me deja poner la cita»

Si dice que el hueco está ocupado, hay otra cita en esa cabina o con ese profesional a esa hora; el aviso dice con cuál. Si dice que el aparato está cogido, hay otra cita a esa hora que necesita el mismo, aunque esté en otra cabina.

«Falta una opción del menú»

Es un permiso que su usuario no tiene. Quien administra el centro puede dárselo.

«El cliente no recibe el código del portal»

Compruebe que el correo de su ficha es el que está escribiendo, que la pasarela de correo está configurada, y que no le ha caído en la carpeta de no deseado. El código caduca a los quince minutos: pasado ese rato hay que pedir otro.

«El cierre de caja no cuadra»

Mire primero los cobros repartidos entre varias formas de pago y las visitas que se quedaron a deber. Una visita sin pagar no está en la caja: está en Cobros pendientes.

«He anulado una cita sin querer»

No se puede recuperar: hay que crearla otra vez con los mismos datos.